(externe) Vertrouwenspersoon

Waarom een (externe)vertrouwenspersoon? 
In een ideale wereld is er geen vertrouwenspersoon nodig.
Er bestaan geen problemen, iedereen doet wat hij moet doen en niemand heeft last van een ander. De realiteit is anders. Op kantoor, op school, in de zorg, de hulpverlening, vrijwilligerswerk en in de sport, overal waar mensen samen zijn, komen ongewenste omgangsvormen voor. Vaak is het voldoende om hierover met elkaar in gesprek te gaan met hulp van een (externe) vertrouwenspersoon.

Waarom géén interne vertrouwenspersoon?
De rol van vertrouwenspersoon is intern vaak moeilijk te combineren met andere functies. Een interne vertrouwenspersoon die binnen de organisatie meerdere ”petten” op heeft kan daardoor de “schijn wekken” onvoldoende neutraal te zijn. Daarom is het een goede optie een externe vertrouwenspersoon in te schakelen. Maar ook voor vervanging bij vakantie van een interne vertrouwenspersoon, bij ziekte of anderszins, kan een externe vertrouwenspersoon een goede toevoeging zijn. 

Bedrijven en/of organisaties doen er dus goed aan om een externe vertrouwenspersoon te benoemen.

Werknemers hebben namelijk recht op een veilige, betrouwbare en gezonde werkplek; dit is verankerd in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet).

De Arbowet verplicht bedrijven en/of organisaties tot het voorkomen dan wel beperken van psychosociale arbeidsbelasting (PSA), waaronder ongewenste omgangsvormen vallen.
Naast de wettelijke verplichting is het een zaak van goed werkgeverschap en van goed bestuur maatregelen te nemen om ongewenst gedrag te voorkomen. Het leidt tot welzijn, goed imago, verhoogde arbeidsproductiviteit, motivatie, loyaliteit en effectieve samenwerking. Ongewenst gedrag kan namelijk veel leed veroorzaken, zoals stress, beschadiging van medewerkers, conflictescalatie, ziekteverzuim en verloop. 

Indien je een bedrijf en/of organisatie hebt waar 50 medewerkers werkzaam zijn of meer (dit is incl. stagiaires, uitzendkrachten, vrijwilligers, zzp’ers ect.), dan bent je als bedrijf en/of organisatie verplicht een Integriteitbeleid te voeren.

Waarvoor kun je terecht bij een (externe) vertrouwenspersoon?Een (externe) vertrouwenspersoon is er om ondersteuning, begeleiding en advies te bieden aan mensen die te maken hebben met problemen, conflicten of uitdagingen op het werk of in andere situaties. Je kunt bij een externe vertrouwenspersoon terecht voor verschillende zaken, zoals:

1. Conflicten op het werk: Bijvoorbeeld problemen met collega's, leidinggevenden of klanten.

2. Pesten, discriminatie of intimidatie: Als je geconfronteerd wordt met ongewenst gedrag op de werkvloer of elders.

3. Meldingen van misstanden: Als je te maken hebt met onethisch gedrag, fraude, of andere schendingen van regels binnen een organisatie.

4. Advies bij dilemma's: Situaties waarin je twijfelt over hoe je moet handelen en behoefte hebt aan onafhankelijk advies.

5. Hulp bij het zoeken naar oplossingen: De vertrouwenspersoon kan je helpen om mogelijke oplossingen te verkennen en te bespreken.

Het belangrijkste is dat een (externe) vertrouwenspersoon een onafhankelijke en neutrale partij is, die vertrouwelijkheid waarborgt. Maar ook iemand die een veilige omgeving biedt waarin je vrijuit kunt praten over je zorgen, zonder dat dit gevolgen heeft voor je positie of situatie.

Wat zijn de voordelen van een (externe) vertrouwenspersoon?
Een extern vertrouwenspersoon is onafhankelijk en heeft geen enkel belang in het bedrijf. Hij of zij stuurt dus niet aan op een bepaalde uitkomst van een vertrouwenszaak. Bovendien laat deze persoon zich nooit door leidinggevenden verleiden om de geheimhoudingsplicht te doorbreken. Dat laatste is bij grote druk veel moeilijker voor een intern vertrouwenspersoon.

• Een extern vertrouwenspersoon behandelt fulltime zaken van ongewenst gedrag. Hierdoor heeft deze persoon veel ervaring. Dit in tegenstelling tot een intern vertrouwenspersoon, die het er vaak bij doet en dus minder te maken krijgt met complexe situaties.
• Een extern vertrouwenspersoon heeft een frisse blik. Hij of zij maakt zelf geen deel uit van de bedrijfscultuur. Daardoor ziet deze persoon scherp wat de sfeer is en waar ruimte is voor verbetering. Dat zijn vaak dingen die een intern vertrouwenspersoon niet opvallen, omdat hij of zij al lang deel uitmaakt van het bedrijf en het zo gewend is.
  
  
• Een extern vertrouwenspersoon is vijf dagen per week bereikbaar, bij spoedgevallen ook buiten kantoortijden. Deze persoon pakt een zaak snel op. Dat lukt een intern vertrouwenspersoon vaak niet, omdat hij of zij deze taak naast een gewone baan doet.
  
  
• Met een extern vertrouwenspersoon hoeft u zich niet druk te maken om (de kosten van) bijscholing en up-to-date blijven. Een extern vertrouwenspersoon is namelijk goed opgeleid, gecertificeerd en geregistreerd en zorgt voor jaarlijkse bijscholing. Daarnaast nemen ze deel in een intervisiegroepen om hun vakkennis te delen met gelijkgestemden en elkaar te laten groeien. Met een intern vertrouwenspersoon moet jezelf investeren. Vooral als je een MKB-bedrijf hebt, is dit een aantrekkelijk voordeel.