📢 Ontdek de kracht achter het jaarverslag van een vertrouwenspersoon

In deze blog duiken we dieper in op de betekenis van een jaarverslag van een vertrouwenspersoon voor een bedrijf of organisatie. Waarom is het van belang, wat zijn de essentiële elementen ervan, is het opstellen van een jaarverslag verplicht en welke waarde voegt het toe aan de bedrijfsvoering? Dit alles lees je hieronder in onze blog.

Waarom een jaarverslag vertrouwenspersoon van essentieel belang?
In een professionele werkomgeving is het handhaven van een veilige en respectvolle sfeer cruciaal. De vertrouwenspersoon speelt hierin een sleutelrol. Maar hoe krijgt een organisatie inzicht in wat er speelt en welke trends er zijn op het gebied van ongewenste omgangsvormen? Hier komt het jaarverslag van de vertrouwenspersoon om de hoek kijken. Het document biedt niet alleen inzicht maar benadrukt ook het belang van transparantie, vertrouwen en het bieden van een veilige werkplek binnen de organisatie.

Wat kun je verwachten in het jaarverslag?
Een jaarverslag van de vertrouwenspersoon is een samenvatting van de, meldingen, werkzaamheden en bevindingen gedurende een specifiek kalenderjaar. Het geeft niet alleen cijfermatig overzicht van meldingen, maar biedt ook een gedetailleerd inzicht in de aard en de ernst van de meldingen, zonder de anonimiteit van melders in gevaar te brengen. Hierdoor kunnen organisatorische behoeften beter worden geïdentificeerd. Daarnaast fungeert een jaarverslag als ‘venster’ binnen  de organisatie. Het biedt transparantie over wat er werkelijk gaande is op het gebied van ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties.

Wat bevat het jaarverslag vertrouwenspersoon precies?

• Overzicht van meldingen: samenvatting van het aantal ontvangen meldingen, onderverdeeld naar de aard van de meldingen.
• Trends en patronen: Wijst op eventuele trends, patronen of verschuivingen in de aard of frequentie van de meldingen.
• Analyse van meldingen: Analyse van de aard, ernst en context van de ontvangen meldingen.
• Maatregelen en interventies: Inzicht in genomen maatregelen en interventies om meldingen op te lossen of te voorkomen.
• Conclusie en aanbevelingen: Aanbevelingen ter verbetering van het beleid, procedures of de werkomgeving.
• Privacy en vertrouwelijkheid: Benadrukt het belang van privacy en vertrouwelijkheid. De inhoud van het jaarverslag is niet herleidbaar naar de melder.
• Verantwoording bestede tijd en middelen: Inzicht in het aantal uren en middelen besteed aan activiteiten.
• Activiteiten, opleidingen & intervisie: Inzicht in welke extra activiteiten, opleidingen en intervisies de vertrouwenspersoon aan heeft deelgenomen of uitgevoerd.

Is een jaarverslag vertrouwenspersoon verplicht?
Hoewel er geen wettelijke verplichting is, wordt het sterk aanbevolen vanwege de transparantie en de mogelijkheid tot het optimaliseren van een veilige werkplek en beleid/proces verbeteringen.

Waarom is een jaarverslag vertrouwenspersoon belangrijk voor de Directie en Ondernemingsraad (OR)?
Hier zijn enkele redenen waarom het jaarverslag van de vertrouwenspersoon belangrijk is voor de Directie en OR:

Inzicht in werkomstandigheden:
Het jaarverslag biedt inzicht in de werkomstandigheden van de medewerkers. Door te begrijpen welke kwesties er spelen, kan zowel de Directie als OR beter inspelen op de behoeften en zorgen van het personeel.

Signalering van trends en patronen:
Het verslag kan trends en patronen identificeren in de aard en frequentie van meldingen. Door deze informatie te begrijpen, kunnen de directieleden en/of OR proactief reageren op opkomende problemen.

Ondersteuning bij beleidsontwikkeling:
De bevindingen en aanbevelingen in het jaarverslag kunnen dienen als waardevolle input voor de Directie en OR bij het ontwikkelen van beleid. Hierdoor kunnen zowel directie als OR bijdragen aan het creëren van een werkomgeving die veilig en respectvol is.

Verbetering van werkomstandigheden:
Op basis van het jaarverslag kunnen Directie en OR samenwerken om gerichte verbeteringen door te voeren. Dit kan variëren van beleidsaanpassingen tot het initiëren van specifieke programma's gericht op het verbeteren van de werkomstandigheden.

Bijdrage aan een open dialoog:
Door op de hoogte te zijn van de activiteiten van de vertrouwenspersoon, kan de OR een open dialoog bevorderen over thema's zoals werknemerswelzijn, veiligheid, en respect op de werkvloer. Dit draagt bij aan het creëren van een open bedrijfscultuur.

Versterking van de onderlinge samenwerking tussen Directie en de OR:
Het tonen van de gezamenlijke betrokkenheid bij de resultaten van het jaarverslag versterkt de samenwerking en wederzijds begrip/respect in beide rollen. De Directie kan hiermee laten zien dat zij een veilig werkklimaat binnen de organisatie belangrijk vinden en de rol van de OR als belangenbehartiger van medewerkers kan hierin voor hen beide een mooi klankbord zijn. Het laat zien dat de Directie en OR actief bezig is met het begrijpen en aanpakken van kwesties die van invloed zijn op het personeel.

Wettelijke naleving:
Het jaarverslag kan de Directie en OR helpen om gezamenlijk alert te blijven of het bedrijf voldoet aan de wettelijke vereisten met betrekking tot een veilige werkomgeving. Het kan wijzen op gebieden waar mogelijke juridische risico's bestaan.

Kortom; Neem het jaarverslag serieus. Bespreek intern de conclusies en aanbevelingen en overleg gezamenlijk met je vertrouwenspersoon wat je het lopende boekjaar oppakt, vanuit de conclusies en aanbevelingen. Samen op weg naar een veilig en prettig werkklimaat.

Meer weten over het jaarverslag van een vertrouwenspersoon? 

Neem contact op